Liste des Frais

La liste des frais fournit une vue complète de tous vos coûts d’entreprise. Vous pouvez facilement suivre le statut, le montant et les détails de chaque frais d’un coup d’œil.

Numérisation IA des Frais

Fonctionnalité Premium - La numérisation IA des frais nécessite un abonnement Premium.

Numérisez vos reçus et factures fournisseurs pour créer automatiquement des frais. L’IA extrait les informations clés pour vous faire gagner du temps.

Comment ça fonctionne

1. Téléchargez vos documents - Cliquez sur “Scanner des frais” et sélectionnez vos fichiers
2. Formats acceptés - PDF, JPG, JPEG, PNG (5 Mo maximum par fichier)
3. Extraction automatique - L’IA analyse et extrait :
   • Nom et identifiants du fournisseur (RC, ICE, etc.)
   • Date du document
   • Montants (HT, TVA, TTC)
   • Description des achats
4. Vérification et validation - Examinez les données extraites et validez

Conseils pour de meilleurs résultats

• Prenez des photos nettes et bien éclairées des reçus
• Assurez-vous que le reçu complet est visible dans l’image
• Les documents PDF numérisés donnent les meilleurs résultats
• Évitez les reflets et les ombres sur les documents

Comprendre le Statut des Frais

Les frais progressent à travers différents statuts dans le système. Comprendre ces statuts vous aidera à mieux gérer votre flux de travail.

Statuts de numérisation

• Brouillon : Le frais est en cours de préparation et peut être modifié
• En traitement : L’extraction IA est en cours
• Traité : L’extraction IA est terminée, le frais est prêt pour vérification
• Échec : L’extraction IA a échoué (mauvaise image, document non reconnu, etc.)

Statuts après validation

• Final : Le frais a été validé par l’utilisateur
• Rejeté : Le frais a été rejeté par l’utilisateur
• Partiel : Paiement partiel effectué
• Payé : Le frais a été entièrement payé
• En retard : Le paiement est en retard

Actions Disponibles

Pour chaque frais, vous pouvez accéder à diverses options en cliquant sur le bouton “Actions” :

Actions générales

• Modifier - Mettre à jour les détails du frais selon les besoins
• Voir - Ouvrir le frais pour examiner son contenu
• Dupliquer - Créer une copie d’un frais existant

Actions après numérisation

• Valider - Confirmer que l’extraction IA est correcte, le statut devient “final”
• Rejeter - Écarter le frais, le statut devient “rejeté”
• Éditer - Modifier les données extraites avant de valider

Fonctionnalités

Notre système de gestion des frais vous aide à suivre vos coûts d’entreprise avec facilité. L’écran principal affiche tous vos frais avec leur statut, vous permettant d’identifier rapidement ceux qui nécessitent de l’attention.

Chaque frais affiche des informations importantes incluant :

• Numéro du frais (ex. FRA/2025/001)
• Description
• Montant total
• Statut actuel
• Date

Créer un Nouveau Frais

Vous avez deux options pour ajouter un frais :

1. Numérisation IA - Cliquez sur “Scanner des frais” pour télécharger des reçus et laisser l’IA extraire les informations automatiquement
2. Saisie manuelle - Cliquez sur “Nouveau Frais” pour créer un frais manuellement

Astuce: Utilisez les options de recherche et de filtre pour trouver rapidement des frais spécifiques par description, statut ou plage de dates.