Liste des Dépenses

La liste des dépenses fournit une vue complète de tous vos coûts d’entreprise. Vous pouvez facilement suivre le statut, le montant et les détails de chaque dépense d’un coup d’œil.

Numérisation IA des Dépenses

Fonctionnalité Premium - La numérisation IA des dépenses nécessite un abonnement Premium.

Numérisez vos reçus et factures fournisseurs pour créer automatiquement des dépenses. L’IA extrait les informations clés pour vous faire gagner du temps.

Comment ça fonctionne

1. Téléchargez vos documents - Cliquez sur “Scanner des dépenses” et sélectionnez vos fichiers
2. Formats acceptés - PDF, JPG, JPEG, PNG (5 Mo maximum par fichier)
3. Extraction automatique - L’IA analyse et extrait :
   • Nom et identifiants du fournisseur (RC, ICE, etc.)
   • Date du document
   • Montants (HT, TVA, TTC)
   • Description des achats
4. Vérification et validation - Examinez les données extraites et validez

Conseils pour de meilleurs résultats

• Prenez des photos nettes et bien éclairées des reçus
• Assurez-vous que le reçu complet est visible dans l’image
• Les documents PDF numérisés donnent les meilleurs résultats
• Évitez les reflets et les ombres sur les documents

Comprendre le Statut des Dépenses

Les dépenses progressent à travers différents statuts dans le système. Comprendre ces statuts vous aidera à mieux gérer votre flux de travail.

Statuts de numérisation

• Brouillon : La dépense est en cours de préparation et peut être modifiée
• En traitement : L’extraction IA est en cours
• Traité : L’extraction IA est terminée, la dépense est prête pour vérification
• Échec : L’extraction IA a échoué (mauvaise image, document non reconnu, etc.). S’il s’agit bien d’une dépense valide que l’IA n’a simplement pas su lire, vous pouvez saisir les données manquantes à la main et la finaliser (voir Actions Disponibles ci-dessous)

Statuts après validation

• Final : La dépense a été validée par l’utilisateur
• Rejeté : La dépense a été rejetée par l’utilisateur
• Partiel : Paiement partiel effectué
• Payé : Le frais a été entièrement payé
• En retard : Le paiement est en retard

Actions Disponibles

Pour chaque dépense, vous pouvez accéder à diverses options en cliquant sur le bouton “Actions” :

Contrairement aux factures et devis, une dépense ne propose ni « Envoyer par email » ni « Marquer comme envoyé » : une dépense correspond à une facture fournisseur que vous avez reçue, il n’y a donc rien à envoyer. Ces actions restent disponibles pour les factures et les devis.

Actions générales

• Modifier - Mettre à jour les détails de la dépense selon les besoins
• Prévisualiser - Ouvrir le fichier scanné (reçu ou facture fournisseur) joint à la dépense. Si aucun fichier n’est joint, l’option reste visible mais désactivée, avec l’info-bulle « Aucun justificatif joint »
• Ajouter un paiement de dépense - Enregistrer un règlement sur une dépense finale, partielle ou traitée (indisponible une fois la dépense entièrement payée). Renseignez le montant, la date et le moyen de paiement ; plusieurs paiements partiels sont possibles, et le statut passe automatiquement à « Partiel » puis « Payé » à mesure que le total réglé atteint le montant de la dépense. Un paiement peut aussi être enregistré en rapprochant une transaction bancaire — les deux méthodes alimentent les mêmes données.
• Finaliser (dépense en échec) - Si l’IA n’a pas pu lire un reçu, complétez manuellement le fournisseur, les montants et la catégorie, puis finalisez la dépense depuis ce menu ou depuis le bouton Finaliser de la fiche d’édition. Le bouton reste désactivé tant que le fournisseur et un montant total supérieur à zéro n’ont pas été renseignés (« Renseignez le fournisseur et le montant avant de finaliser »). L’option Retraiter reste disponible en parallèle si vous préférez relancer l’extraction IA.

Actions après numérisation

• Valider - Confirmer que l’extraction IA est correcte, le statut devient “final”
• Rejeter - Écarter la dépense, le statut devient “rejeté”
• Éditer - Modifier les données extraites avant de valider

Fonctionnalités

Notre système de gestion des dépenses vous aide à suivre vos coûts d’entreprise avec facilité. L’écran principal affiche toutes vos dépenses avec leur statut, vous permettant d’identifier rapidement celles qui nécessitent de l’attention.

Chaque dépense affiche des informations importantes incluant :

• Numéro de la dépense (ex. FRA/2025/001)
• Description
• Catégorie de dépense
• Montant total
• Statut actuel
• Date

La colonne Catégorie de dépense affiche la catégorie de la dépense (Énergie, Fournitures, etc.), définie depuis la fiche d’édition de la dépense ; elle détermine sa déductibilité de TVA.

Créer une Nouvelle Dépense

Vous avez deux options pour ajouter une dépense :

1. Numérisation IA - Cliquez sur “Scanner des dépenses” pour télécharger des reçus et laisser l’IA extraire les informations automatiquement
2. Saisie manuelle - Cliquez sur “Nouvelle Dépense” pour créer une dépense manuellement

Astuce: Utilisez les options de recherche et de filtre pour trouver rapidement des frais spécifiques par description, statut ou plage de dates.